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Dans les bureaux de Samsa.fr à Paris où l’équipe est rarement physiquement au complet. Ce jour-là, 4 salarié·e·s travaillent à distance.

Le télétravail ou le travail flexible revient au centre des préoccupations par temps de coronavirus. Chez Samsa.fr, c’est un mode habituel de travail depuis plusieurs années. Nous partageons les principaux enseignements de notre expérience pour réussir à travailler efficacement en mode collaboratif à distance.

En quelques jours le coronavirus est devenu l’agent organisateur de nos vies personnelles et professionnelles. Le Covid-19 a fait passer la France au stade 2 de l’épidémie. Et le stade 3 se profile déjà avec son lot de fermeture de lieux publics, de confinements multiples et de désorganisations potentielles en tout genre.

Dans beaucoup d’entreprises, la question du télétravail revient sur le tapis. Chez Samsa.fr aussi. Et le sujet ne nous fait pas peur et pour cause, nous pratiquons le travail flexible et à distance depuis la naissance de la société. En clair, en fonction des jours, la taille de l’équipe n’est pas la même (plusieurs salariés sont à temps partiel) et nous sommes très rarement tous ensemble dans nos bureaux parisiens (ça n’arrive que quelques fois par mois).

Chez nous, le télétravail n’est pas un mode dégradé, un pis aller ou une solution de fortune. C’est notre mode de fonctionnement habituel et c’est en le pratiquant de manière intensive au fil des années que nous avons appris ce qui marche et ce qui ne fonctionne pas. A l’occasion du 9e anniversaire de Samsa.fr en décembre 2019, nous avons d’aileurs restitué les enseignements que nous retirons de ce mode de travail flexible et efficace Avec des membres de l’équipe basés à Grasse puis Poitiers ou Rouen, des grèves qui bloquent l’ensemble de l’équipe et moi qui voyage souvent en Afrique notamment, le télétravail n’est pas une option.

Travailler à distance depuis un espace de coworking à Bali, une expérience testée par une salariée de l’équipe.

Nous avons même tenté des expériences, comme celle de notre responsable pédagogique, Marianne Rigaux, qui est allée travailler depuis à Bali pendant un mois l’an dernier sans que cela ne modifie en rien le fonctionnement de l’entreprise.

Si vous décidez de vous lancer et que vous n’avez pas encore beaucoup d’expérience, voici les trois principaux enseignements que nous avons retenus de ces quelques années d’expérience.

1 – Les outils sont nécessaires, mais pas suffisants

Le premier enseignement concerne les outils. Les mode collaboratif à distance implique des outils adaptés (c’est important), mais ces outils ne font pas collaborer des personnes qui ne le souhaitent pas. Dans les faits, l’état d’esprit doit précéder l’outil. Pour travailler efficacement à distance, la bonne compréhension du rôle des uns et des autres est indispensable afin que les collaborations à distance se développent. Les anglophones ont un mot pour le dire. Ils parlent de “mindset” qu’on pourrait traduire par tournure d’esprit. Cette tournure d’esprit est la clé de la réussite d’une organisation qui télétravaille.

2 – Lire, c’est pas mal; entendre, c’est bien; voir c’est mieux

Dans l’imaginaire commun, le télétravail consiste souvent à envoyer des mails ou des messages texte et déposer des fichiers sur des serveurs. Dans la réalité, le télétravail -comme le travail tout court- nécessite beaucoup de coordination. Dans ce domaine, le téléphone (ou échange audio) est supérieur au texte pour mettre rapidement un terme aux inévitables ambiguïtés de la communication humaine (au bout de trois échanges texte sur un sujet, il faut “se parler avec la bouche”, dit-on chez Samsa.fr). Pour la richesse des échanges, la visio-conférence demeure importante. Voir son interlocuteur (même si on le connaît parfaitement, et surtout dans ce cas-là) contribue à favoriser des conversations de qualité avec une forme d’engagement importante dans l’échange.

3 – Bien partager, c’est rédiger et (bien) ranger

L’un des caractéristiques du télétravail, c’est aussi le caractère asynchrone de beaucoup d’échanges. Une consigne hurlée à la cantonade dans le bureau pourra trouver son équivalent avec un message partagé dans Slack, Wire, Skype, WhatsApp ou dans un autre service de messagerie utilisé par une équipe. Seulement, quand un collègue va devoir reprendre le dossier, la consigne se perdra si elle n’est pas écrite et rangée au bon endroit. Chez Samsa.fr, nous avons pris l’habitude de rédiger et de ranger tout ce qui concerne nos projets, nos formations, nos échanges avec les clients, les partenaires, les prestataires et tous les autres dans des outils appropriés à la production, au commercial, au suivi administratif. Tout le monde sait où trouver les informations dont il/elle a besoin à tout moment.

Si jamais vous avez des questions, ou si vous pensez que notre expérience peut vous être utile, n’hésitez pas à nous faire signe sur [email protected] ou au 07 61 45 60 25